Документооборот/1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 3-я редакция (+CD)

1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 3-я редакция (+CD)

1С:Документооборот 8 КОРП. Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства, 3-я редакция (+CD)

Артикул: 4601546120687
Цена: 38 000 


Основная цель издания – подготовить организацию к внедрению программы «1С:Документооборот 8 КОРП» в сжатые сроки своими силами.

Пособие рассчитано на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, руководителей проектов внедрения, специалистов и консультантов в области нормативной методологии (регламентации бизнес-процессов, стандартизации документов), специалистов-управленцев, а также партнеров фирмы «1С», оказывающих услуги по внедрению программы «1С:Документооборот 8 КОРП».

Автор пособия: ведущий эксперт по управлению документацией фирмы «1С» Ульянцева С. Э.

Целевая аудитория

Методика ориентирована на организации, деятельность которых частично или полностью отвечает следующим параметрам:

  • высокая степень внешнего регулирования,
  • разветвленная организационная структура,
  • сложное взаимодействие подразделений,
  • значительный объем документов, в том числе договорной документации,
  • задача пройти сертификацию системы менеджмента качества,
  • численность персонала – от 60 человек.

Консалтинг в области управления документами

Значимость подготовительных работ перед автоматизацией документооборота

Подготовка к автоматизации документооборота часто выливается в самостоятельный консалтинговый проект, в ходе которого ведется постановка делопроизводства в компании и подготовка процессов к включению в новую информационную систему.

Анализ внедренных решений показывает, что эффективность работы информационной системы в дальнейшем напрямую зависит от качества предварительных работ по организации делопроизводства. Низкий уровень организации делопроизводства не позволяет использовать функциональность программы наиболее рационально, оптимально задействовав все ее возможности.

Такая проблема касается в первую очередь коммерческих организаций, где еще не сложилась не только традиция ведения делопроизводства, но и понимание значимости правильной организации работы с документами.

Особенности консалтингового проекта по организации делопроизводства

Консалтинговый проект по организации делопроизводства находится на стыке двух предметных областей – документационного обеспечения управления и информационных технологий (ИТ), и для его успешной реализации требуются и специальные знания в области делопроизводства, и знание функциональных возможностей программы электронного документооборота.

Готовый методический продукт решает эту задачу, поскольку в методике постановки делопроизводства реализованы все требования российского законодательства в области управления документами, а также учтены все функциональные возможности программы «1С:Документооборот».

Этапы консалтингового проекта

Консалтинговый проект включает два этапа:

  • Обследование предприятия.
  • Оптимальную организацию работы с документами по итогам обследования.

Результатом первого этапа подготовительных работ должна стать объективная оценка текущей ситуации, анализ которой поможет выявить потребности и проблемы заказчика проекта.

Результатом второго этапа подготовительных работ должен стать пакет локальных нормативных актов, который будет регламентировать работу с документами и установит правовое поле для работы в системе электронного документооборота.

На этапе обследования предприятия применяется методика описания процессов, именуемая «как есть». Это означает, что на этапе обследования все процессы работы с документами описывают в том виде, в котором они действуют на момент аудита.

На этапе построения процессов требуется перейти от уже описанной схемы «как есть» к желаемой схеме «как нужно». Для этого следует понимать, как должен в идеале функционировать уже автоматизированный процесс.

Критериями построения модели «как нужно» будут в первую очередь внешние нормы, действующие для данного вида деятельности, правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт, и функциональность внедряемой СЭД.

К внешним нормам относятся:

1) Законы и нормативные акты, регулирующие деловую деятельность организации.
2) Применяемые стандарты практической деятельности.

Правила рекомендательного характера отражают передовой опыт, «лучшие практики» (англ. "Best practice"). Опытные консультанты владеют признанными и проверенными приемами постановки процессов работы с документами. Комплект документов также может выступать примером передового опыта, поскольку основан на сложившейся отечественной практике делопроизводства и включает новации в области управления документами.

Обследование предприятия

Обследование предприятия представляет собой аудит процессов работы с документами. Результатом аудита должна стать оценка текущего состояния делопроизводства и перечень проблем и потребностей заказчика. Основными этапами обследования являются:

  • Анализ контекста.
  • Изучение целей и стратегий организации.
  • Выявление деловых функций, реализуемых с помощью документов.
  • Построение организационной структуры предприятия.
  • Выявление процессов, образующих деловые функции.
  • Изучение элементов, составляющих процессы.

Подробнее об обследовании предприятия можно узнать из методического продукта «Комплект нормативных документов».

Построение процессов работы с документами

В ходе консалтингового проекта должна быть предложена оптимизированная или принципиально новая система организации работы с документами. Объем предполагаемых работ зависит от результатов проведенного обследования и требований заказчика.

Для постановки работы с документами – построения системы делопроизводства компании – можно использовать готовую методику «Комплект нормативных документов». Для определения потребности в использовании готовой методики применяются опросники.

Если заказчиком проекта поставлена задача оптимизировать процессы, подлежащие автоматизации, и при этом уровень организации процессов определен как низкий или средний, то предстоящие работы можно разделить на две части.

В первую очередь следует организовать общие процедуры создания и прохождения всех видов документов, а также сформировать центр компетенции по документообороту в данной организации (если он не был создан до этого времени). Результатом создания новой процедуры всегда является регламентирующий эту процедуру документ. Поэтому в данном случае итогом такой работы станет подготовка Положения о делопроизводстве, Положения о службе документационного обеспечения управления, должностных инструкций делопроизводственных работников.

Далее потребуется описать бизнес-процессы по направлениям деятельности предприятия. Результат этой работы будет закреплен рядом нормативных актов, регламентирующих работу с различными видами документов, привязанных к бизнес-процессам. Например, могут быть подготовлены Положения о работе с организационно-распорядительными, договорными и регламентными документами. Положения, регламентирующие направления деятельности организации, помогут пользователям максимально эффективно выполнять задачи в системе электронного документооборота.

Что должно быть готово к началу проекта внедрения?

Готовность к внедрению системы электронного документооборота в методической части можно оценить по следующим параметрам:

1) выявлены все процессы, которые планируется автоматизировать;
2) процессы, подлежащие автоматизации, формализованы (оптимизированы с учетом предстоящей автоматизации и описаны таким образом, чтобы их можно было перенести в информационную систему);
3) выработаны правила подготовки и оформления документов;
4) унифицированы виды и формы документов;
5) определены маршруты движения документов с момента создания до передачи на хранение или уничтожение;
6) определены особенности работы с электронными документами;
7) составлена номенклатура дел;
8) намечен план мероприятий, необходимых для запуска программы в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию.

Запуск программы в опытную эксплуатацию производится одновременно с введением в действие Положения о делопроизводстве, в котором прописаны все этапы работы с документами с использованием программы «1С:Документооборот». Остальные нормативные документы, входящие в состав «Комплекта нормативных документов», будут введены в действие по мере того, как будут задействованы соответствующие модули программы. Например, одновременно с началом автоматизации работы с распорядительными документами будет введено в действие Положение о работе с организационно-распорядительной документацией.

Новое в редакции

В комплект документов второй редакции включен альбом унифицированных форм документов, содержащий 26 шаблонов и 8 бланков документов.

Нормативные документы, входившие в состав первой редакции, доработаны с целью частичного упрощения методики и упрощения восприятия текста. Подробнее освещены процессы, которые вызывают вопросы у пользователей.

В демобазе отражены возможности версии 1.3.1.6 конфигурации «Документооборот КОРП». В качестве образцов включены приказы: «О вводе в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота» и «О работе в системе электронного документооборота».

В демобазу включены шаблоны и бланки документов. Настроены правила автозаполнения полей.

Объем изменений составил 1/3 по сравнению с первой редакцией.

Состав «Комплекта нормативных документов»

Издание содержит готовые нормативные документы, которые необходимы для организации делопроизводства:

  • Положение о делопроизводстве,
  • Положение о службе документационного обеспечения управления,
  • Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления (6 документов),
  • Положение о работе с договорной документацией,
  • Положение о работе с организационно-распорядительной документацией,
  • Положение о работе с регламентной документацией,
  • Альбом унифицированных форм документов (26 шаблонов документов и 8 бланков).

Многие разделы нормативных документов содержат пояснения, в каких случаях нужно использовать тот или иной вариант процесса, а также что нужно сделать на внедрении, чтобы процесс заработал так, как он описан в документе.

Рекомендованные к использованию образцы документов

Помимо документов, включенных в книжное издание, есть рекомендованные к использованию образцы документов, которые размещены на прикрепленном к книжному изданию диске и в демонстрационной базе данных. Это Приказ «О запуске в опытную/промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота» и Приказ «О работе в системе электронного документооборота».

Приказ «О запуске в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота» разграничивает зоны ответственности между службой документационного обеспечения управления и службой ИТ в части эксплуатации системы электронного документооборота. Приказ распространяется на всех сотрудников организации и обязывает их работать в новой информационной системе.

Приказ «О работе в системе электронного документооборота» устанавливает правовое поле для работы с электронными документами: приравнивает действия сотрудников в системе электронного документооборота к действиям, совершаемым в рамках бумажного документооборота.

Положение о делопроизводстве и документообороте

Положение составлено по рекомендациям Росархива и включает 71 страницу. Содержит детальное описание процедур работы с документами: от создания документа до передачи на хранение. Выполнение всех процедур описано с учетом функционального распределения ролей между сотрудниками, задействованными в процессах работы с документами.

В Положении отмечены все операции, выполнение которых необходимо проводить в программе «1С:Документооборот 8 КОРП». Пример подготовки протокола с использованием программы «1С:Документооборот 8 КОРП» и учета бумажной версии документа:

Содержание Положения о делопроизводстве:

1. Используемые термины и сокращения

1.1. Термины

1.2. Сокращения

2. Общие положения

3. Особенности электронного документооборота

4. Правила делопроизводства. Общие требования к подготовке и оформлению документов

4.1. Правила написания должностей, структурных подразделений, коллегиальных органов, дат и чисел

4.2. Параметры страницы, интервалы, отступы и шрифт документа

4.3. Оформление реквизитов документов

4.4. Постановка документа на контроль

4.5. Бланки документов

4.6. Состав документов организации

4.7. Требования к подготовке проектной документации

4.8. Требования к подготовке информационно-справочных документов

5. Правила документооборота

5.1. Автоматизация документооборота

5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

5.3. Регистрация входящих документов

5.4. Предварительное рассмотрение документов 

5.5. Порядок рассмотрения документов должностными лицами и доведения документов до исполнителей

5.6. Правила работы с поставленными задачами  

5.7. Порядок передачи задач на исполнении

5.8. Контроль исполнения

5.9. Создание документов

5.10. Правила согласования документов

5.11. Проверка правильности оформления документа

5.12. Утверждение документов

5.13. Регистрация внутренних документов

5.14. Регистрация отправляемых документов

5.15. Отправка документов

5.16. Учет и анализ объемов документооборота

6. Документальный фонд организации

6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

6.2. Формирование дел и их текущее хранение

6.3. Подготовка бумажных документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение

6.4. Передача дел на архивное хранение

6.5. Использование архивных документов

6.6. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

7. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов

7.1. Изготовление печатей и штампов

7.2. Учет и выдача печатей и штампов

7.3. Хранение печатей и штампов

7.4. Использование печатей и штампов

7.5. Ответственность за учет и хранение печатей и штампов

7.6. Уничтожение печатей и штампов

7.7. Изготовление и учет бланков документов

8. Заключительные положения

9. Перечень документов, на которые даются ссылки

Приложение № 1. Перечень документов со сроками хранения

Приложение № 2. Правила написания должностей, структурных подразделений, коллегиальных органов, дат и чисел

Положение о службе документационного обеспечения управления

Определяет цели и задачи, зону ответственности службы. Распределяет функциональные обязанности между сотрудниками службы. Выделяет функции технических исполнителей, специалистов и специалистов высокой квалификации.

Фрагмент раздела «Задачи и функции» Положения о Службе ДОУ:

Должностные инструкции сотрудников службы документационного обеспечения управления

(должностная инструкция начальника службы ДОУ, должностная инструкция начальника Группы стандартов регламентации и управления документами, должностная инструкция начальника Группы учета и регистрации документов, должностная инструкция начальника Группы контроля и обеспечения принятия управленческих решений, должностная инструкция начальника Архива, должностная инструкция начальника Секретариата)

Должностные инструкции распределяют задачи и функции между сотрудниками службы. Инструкции конкретизируют должностные обязанности: содержат перечень выполняемых операций, в том числе и в программе «1С:Документооборот 8 КОРП». Устанавливают квалификационные требования к должностям. Являются основой описания вакансий для службы подбора персонала. Позволяют новым сотрудникам быстро освоить должностные обязанности.

Фрагмент раздела «Должностные обязнности» должностной инструкции начальника Группы учета и регистрации документов:

Положение о работе с договорной документацией

Правила ведения договорной работы и рекомендации по ее автоматизации содержатся в Положении о работе с договорной документацией.

Применение Положения сделает эффективными такие процессы:

  1. Подготовка договоров (договорные документы будут готовиться по унифицированным формам в соответствии с принятыми стандартами).
  2. Согласование договоров (сократится время согласования и количество задействованных в согласовании участников).
  3. Выполнение обязательств по договорам с обеих сторон (ответственные за работу с договорами будут иметь актуальную и структурированную информацию по заключенным договорам).
  4. Учет договорной документации (исключены потери договоров и связанной с ними документации, быстрый поиск по документам).

Положение представляет договорную работу в виде логичной последовательности операций с учетом функционального распределения ролей за конкретными исполнителями. Положение содержит полный жизненный цикл договора – от возникновения потребности в его заключении до передачи на хранение.

Фрагмент разделов «Автоматизация подготовки договора» и «Подготовка договора» Положения о работе с договорной документацией:

Содержание Положения: работе с договорной документацией

1. Общие положения

1.1. Область применения

1.2. Термины

1.3. Сокращения

1.4. Перечень ролей и участников процесса с их функциями

2. Разработка типовой формы договора

2.1. Цель разработки типовых форм договоров

2.2. Формирование Заявки на разработку типовой формы договора

2.3. Требования к разработке типовой формы договора

2.4. Согласование и утверждение проекта типовой формы договора

2.5. Регистрация и хранение типовой формы договора

2.6. Актуализация типовой формы договора

2.7. Отмена действия типовой формы договора

3. Автоматизация подготовки договора

3.1. Создание шаблонов договоров

3.2. Создание текста договора по шаблону

4. Подготовка договора

4.1. Выбор формы договора

4.2. Подготовка договора типовой формы

4.3. Подготовка договора нетиповой формы

5. Оформление, подписание и регистрация договоров

5.1. Оформление оригиналов договоров

5.2. Подписание оригиналов договоров

5.3. Регистрация заключенных договоров 

6. Управление договорами

6.1. Хранение и использование оригиналов заключенных договоров

6.2. Хранение электронной версии заключенного договора

6.3. Учет связанных документов

6.4. Управление сроком действия договора

6.5. Учет суммы договора

6.6. Контроль исполнения договорных обязательств и анализ договорной 
работы

6.7. Завершение действия и расторжение договоров

7. Заключительные положения

8. Перечень документов, на которые даются ссылки

Положение о работе с организационно-распорядительной документацией

Устанавливает полномочия руководителей по изданию различных распорядительных документов (приказ, решение и распоряжение), контроль и ответственность за их исполнение, требования к структуре и содержанию документов, порядок подготовки, согласования и утверждения, а также порядок актуализации, учета и хранения документов.

Фрагмент раздела «Подготовка проекта ОРД» Положения о работе с организационно-распорядительной документацией:

Содержание Положения о работе с организационно-распорядительной документацией

1. Общие положения

1.1. Область применения

1.2. Термины

1.3. Сокращения

1.4. Перечень ролей и участников процесса с их функциями

2. Полномочия руководителей по изданию организационно-распорядительных документов

2.1. Виды организационно-распорядительных документов

2.2. Приказ

2.3. Распоряжение

2.4. Решение

3. Подготовка организационно-распорядительных документов

3.1. Подготовка проектов организационно-распорядительных документов

3.2. Требования к структуре и содержанию организационно-распорядительных документов

3.3. Согласование и утверждение проектов организационно-распорядительных документов

4. Публикация, хранение и доступ к организационно-распорядительным документам

5. Контроль и ответственность за исполнение организационно-распорядительных документов

6. Внесение изменений и отмена действия организационно-распорядительных документов

7. Заключительные положения

8. Перечень документов, на которые даются ссылки

Положение о работе с регламентной документацией

Подготовка регламентных документов (локальных нормативных актов) является самостоятельным видом деятельности, который определяется как нормативная методология. Нормативная методология выступает в форме предписаний и норм, в которых фиксируются содержание и последовательность определенных действий. Основная функция – построение и регулирование процессов в организации путем создания регламентных документов, организованных в единую документную систему – регламентную базу.

В крупных компаниях создается много нормативных документов, в которых описывается взаимодействие подразделений в рамках отдельных процессов.

Для того чтобы нормативные документы были всегда актуальные и не противоречили друг другу, разработка таких документов должна носить системный характер, поэтому нормативная методология также нуждается в регламентации, как и любое другое направление деятельности.

Требования к регламентации служебной деятельности устанавливаются национальным стандартом ГОСТ Р 52294-2004 «Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности». В стандарте сказано, что одно из центральных мест в обеспечении эффективности управления занимают вопросы разработки, внедрения, эксплуатации и сопровождения регламентных документов, помещенных в информационную систему, как наиболее формализованной и важной части корпоративных знаний организации. Стандарт ориентирован на построение системы менеджмента качества организации, которая, в свою очередь, является частью системы управления организацией, и ее требования учитываются при разработке регламентных документов.

Положение о работе с регламентной документацией поддерживает требования стандарта и содержит всю необходимую информацию для того, чтобы исполнитель смог сформировать качественный локальный нормативный акт.

Фрагмент раздела «Классификация регламентных документов» Положения о работе с регламентной документацией:

Содержание Положения о работе с регламентной документацией

1. Общие положения

1.1. Область применения

1.2. Термины

1.3. Сокращения

1.4. Перечень ролей и участников процесса с их функциями

2. Правила формирования регламентной базы

2.1. Состав регламентной базы

2.2. Принцип формирования регламентной базы 

2.3. Основные задачи формирования регламентной базы

2.4. Основные требования к формированию регламентной базы

3. Методология регламентации процессов

3.1. Инициация регламентации процесса

3.2. Принятие решения о регламентации процесса

3.3. Разработка документа

3.4. Согласование проекта регламентного документа

3.5. Утверждение регламентного документа

3.6. Внедрение утвержденного регламентного документа

3.7. Обследование после внедрения

4. Классификация регламентных документов

4.1. Типология регламентных документов

4.2. Виды регламентных документов

4.3. Выбор вида регламентного документа

5. Требования к структуре и содержанию регламентных документов

5.1. Требования к содержанию общих правил и процедур процесса

5.2. Требования к структуре регламентных документов

5.3. Требования к оформлению отдельных элементов регламентного документа

5.4. Регистрация и нумерация регламентных документов

6. Актуализация регламентных документов

7. Публикация, хранение и доступ к регламентным документам

8. Заключительные положения

9. Перечень документов, на которые даются ссылки

Все нормативные документы проиллюстрированы схемами бизнес-процессов:

Альбом унифицированных форм документов

Шаблоны документов

Шаблоны документов представляют собой готовые к использованию формы разных видов документов. Шаблоны сокращают время подготовки качественных документов благодаря тому, что в документ остается внести только переменную информацию. Все обязательные элементы данного вида документа уже находятся в шаблоне и имеют правильное расположение.

1. Приказ

2. Распоряжение

3. Решение

4. Договор

5. Должностная инструкция

6. Положение о подразделении

7. Акт

8. Служебная записка

9. Объяснительная записка

10. Протокол

11. Коммерческое письмо

12. Информационное письмо с продольным расположением реквизитов

13. Информационное письмо с угловым расположением реквизитов

14. Рекламное письмо

15. Справка внешняя

16. Справка внутренняя

17. Входящая телефонограмма

18. Исходящая телефонограмма

19. Политика

20. Порядок (Регламент)

21. Правила

22. Положение об объекте деятельности

23. Инструкция

24. Методика

25. Стандарт

26. Технологическая карта операции

Бланки документов

Бланки документов позволяют создавать новые шаблоны документов в том стандарте, который уже установлен Положением о делопроизводстве.

  1. Бланк общий продольный.
  2. Бланк общий угловой.
  3. Бланк письма продольный.
  4. Бланк письма угловой.
  5. Бланк вида внутреннего документа.
  6. Бланк вида исходящего документа.
  7. Бланк письма должностного лица.
  8. Бланк структурного подразделения.

Компакт-диск

На приложенном к книге диске находятся следующие материалы:

  • Каталог "RTF" – нормативные документы, шаблоны и бланки документов, а также рекомендованные к использованию образцы документов в формате RTF (такие файлы могут быть открыты наиболее распространенными программами для работы с текстами).
  • Каталог "PDF" – нормативные документы, шаблоны и бланки документов, а также рекомендованные к использованию образцы документов в формате PDF.
  • Каталог "Схемы процессов" – схемы некоторых процессов, описанных в нормативных документах. Схемы представлены в формате GRS (графическая схема «1С:Предприятия 8»).
  • Каталог "Демобаза" – файл выгрузки демонстрационной информационной базы «1С:Документооборот» версии 1.3.1.6 «1cv8.dt», которую можно использовать в качестве основы при внедрении программы «1С:Документооборот 8 КОРП».

Демонстрационная база данных

Демобаза представляет собой типовую модель организации делопроизводства на примере Инвестиционно-строительного холдинга «Меркурий».

Демобаза показывает не все возможности программы, а только применение методики по организации делопроизводства на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП».

В демобазе можно проследить все рекомендованные данной методикой этапы работы с различными видами документов. Показана работа с документами в рамках проекта, организации мероприятия (заседание коллегиального органа) и отдельных процессов.

Карточка мероприятия

Демобаза содержит настроенные шаблоны бизнес-процессов и примеры использования этих шаблонов на основе конкретных видов документов, рекомендованных к использованию. К таким документам относятся все договоры, заведенные в базу, Приказ «О запуске в промышленную эксплуатацию СЭД», Приказ «О работе в СЭД», Определение проекта «Строительство полнофункционального Контакт-центра», Стандарты качества обслуживания в Контакт-центре, а также все виды заявок, актов и приказов, размещенных в демобазе.

В демобазу помещены 26 шаблонов и 8 бланков документов. Настроены правила автозаполнения полей.

Предложенная в демобазе структура папок раздела «Документы и файлы» справочника «Внутренние документы» выстроена по видам документов и рекомендована для организации поиска и хранения внутренней документации. Структура папок совпадает с описанием состава документов организации в Положении о делопроизводстве и документообороте.

Организация справочника «Внутренние документы»

Заполнена номенклатура дел. Например, подписанные договоры хранятся в бухгалтерии в папке соответствующего вида договора.

Настройки и содержание демобазы применимы в качестве основы при внедрении программы.

Демобаза может использоваться:

  • для демонстрации методики специалистам организации,
  • для самостоятельного изучения методики специалистами организации,
  • для создания новой информационной базы уже с готовыми настройками.

При создании действующей информационной базы рекомендуется использовать следующие настройки и элементы демобазы:

  • шаблоны процессов по видам документов,
  • виды документов,
  • шаблоны документов,
  • структура папок внутренних документов,
  • структура папок справочника «Файлы»,
  • номенклатура дел,
  • роли исполнителей,
  • договоры,
  • приказ о внедрении в промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота,
  • приказ о работе в системе электронного документооборота,
  • проектная документация,
  • стандарты качества обслуживания клиентов,
  • заявка на разработку регламентного документа,
  • заявка на разработку типовой формы договора,
  • акты,
  • приказы.
  • примеры документов, размещенных в демобазе:

Преимущества использования методики

Взаимоувязанное внедрение «1С:Документооборота 8 КОРП» и методики построения делопроизводства, заложенной в комплекте документов, сократит время на подготовку к автоматизации и положительно скажется на характеристиках качества процессов работы с документами и управлении предприятием в целом.

Методика построения делопроизводства опирается на системный подход к управлению документами, что дает ряд преимуществ для запуска в эксплуатацию и дальнейшего функционирования информационной системы, а именно:

  • Позволяет в сжатые сроки организовать делопроизводство и документооборот без привлечения внешних консультантов.
  • Не имеет выраженной отраслевой специфики и решает широкий круг задач, связанных с подготовкой и движением документов.
  • Основана на функциональных возможностях «1С:Документооборота 8 КОРП» и позволяет перенести все процессы работы с документами, описанные в нормативных документах, в программу.
  • Не требует специальной квалификации сотрудников организации, которые отвечают за работу с документами. Нормативные документы могут быть внедрены с минимальными доработками (требуется только подстановка названия организации и существующих подразделений, включение ключевых участников процессов создания и движения документов, а также удаление комментариев).
  • Нормативные документы составлены таким образом, что при необходимости можно убирать или добавлять отдельные функциональные разделы.
  • Отвечает потребностям современного бизнеса, т. к. содержит не только методику традиционного делопроизводства, но и формирует единую автоматизированную информационную среду организации.
  • Поддерживает процессно-ориентированный подход к системе управления.
  • Упорядочивает состав документов организации, сокращает количество видов документов и приводит все документы к единому стандарту разработки и оформления.
  • Содержит детализированное описание процессов работы с документами с ролевым распределением функциональных обязанностей сотрудников, что облегчает постановку задач, подбор и обучение персонала.
  • Может служить основой образовательной программы для сотрудников организации, задействованных в процессах подготовки различных видов документации.
  • Облегчает внедрение системы менеджмента качества по международным стандартам ИСО.
  • Послужит основой для дальнейшего развития и совершенствования бизнес-процессов организации.


Назад в раздел

Есть вопросы или предложения?

Мы будем рады ответить на Ваши вопросы и пожелания по тел. +7 (34370) 7-26-00 в рабочее время.

Top
Сервис звонка с сайта RedConnect